Les entrepreneurs doivent faire face à d’innombrables concurrents sur le marché américain, et il est essentiel de se démarquer pour survivre, sans parler de la croissance.
Étant donné que seulement 38 % des propriétaires de petites entreprises utilisent des logiciels spécialisés pour améliorer leurs activités, les entrepreneurs ont clairement la possibilité de prendre de l’avance en optimisant leur efficacité.
Un système de gestion des stocks efficace pour votre petite entreprise vous permettra de réduire vos coûts, d’améliorer la satisfaction de vos clients et d’augmenter votre chiffre d’affaires. De plus, l’intégration des nouvelles technologies éliminera les tâches fastidieuses.
Les bases de la gestion des stocks
La gestion des stocks consiste à suivre et à diriger le flux des stocks à chaque étape – de l’achat des matières premières à la livraison des produits finis, en passant par la gestion des travaux en cours.
Pour les petites entreprises, la gestion des stocks consiste généralement à suivre les niveaux de stock en temps réel, à veiller à ce que les produits les plus demandés restent disponibles pour les clients et à réduire au minimum les stocks excédentaires qui immobilisent inutilement le capital.
Par exemple, un restaurateur aura intérêt à connaître les quantités exactes d’aliments nécessaires pour un week-end normal plutôt que de préparer ses stocks pour les fêtes de fin d’année. Une bonne gestion des stocks permet de trouver un équilibre entre la satisfaction de la demande et la réduction des coûts.
La gestion des stocks offre aux propriétaires de petites entreprises une transparence dans la gestion des opérations de la chaîne d’approvisionnement, telles que la gestion des commandes, afin de prendre des décisions fondées sur des données concernant les niveaux de stocks.
Pourquoi les petites entreprises ont-elles besoin de systèmes d’inventaire ?
Essentiellement, la gestion des stocks fournit les mesures et l’agrégation des données dont les petites entreprises ont besoin pour répondre efficacement et à grande échelle à la demande de leurs clients.
Au lieu de procéder à un suivi et à des rapports manuels, les entrepreneurs peuvent créer un site web depetite entreprise intégré à un logiciel qui automatise l’analyse des stocks.
Les chefs d’entreprise qui utilisent le suivi des stocks obtiennent des informations fondées sur des données qui leur permettent de stocker les produits les plus vendus en quantité suffisante tout en évitant le surstockage inutile des produits les plus difficiles à écouler. La gestion rationalisée des stocks permet d’aligner l’offre sur les besoins des consommateurs.
Cela permet d’éviter que les commandes en souffrance ne dépassent les prévisions. Un logiciel de gestion robuste prend en charge les projections et les alertes qui prendraient du temps dans le cadre d’un suivi traditionnel à l’aide d’une feuille de calcul.
Pour une entreprise possédant plusieurs magasins, un bon logiciel de gestion des stocks consolide les transactions de chacun d’entre eux, ce qui permet de centraliser les rapports. Les propriétaires obtiennent ainsi une vue d’ensemble des tendances de vente et des articles les plus vendus dans les différents sites.
Les informations spécifiques au site sont également précieuses, qu’il s’agisse de la connaissance d’un stock mort qui traîne dans un magasin spécifique ou d’une demande accrue dans un site particulier. Un propriétaire conscient de ces besoins quantifiés minimisera les coûts en transférant les stocks excédentaires d’un site à l’autre.
En résumé, les logiciels de gestion des stocks permettent aux petites entreprises de répondre stratégiquement à la demande des clients, de réduire les dépenses inutiles et de prendre des décisions fondées sur des données.
Types de systèmes de gestion des stocks pour les petites entreprises
Avant de choisir une solution logicielle, il convient de comprendre les trois principaux types d’approches de la gestion des stocks. Le système d’inventaire qui convient à votre petite entreprise dépend de votre budget, de la complexité de votre activité et de vos objectifs.
La gestion manuelle des stocks consiste à compter physiquement chaque article et à saisir les totaux. Ce processus à forte intensité de main-d’œuvre convient mieux aux petites entreprises qui n’ont qu’un minimum de produits à suivre. L’automatisation limitée permet de maintenir les coûts à un niveau bas, mais néglige les données informatives et les informations que les systèmes perpétuels fournissent.
La gestion périodique des stocks planifie les inventaires à des intervalles déterminés, généralement à la fin des périodes comptables. Les comptages peuvent être effectués manuellement ou par lecture de codes-barres pour plus d’efficacité. Les systèmes périodiques permettent d’équilibrer le suivi rentable et la visibilité instantanée des variations de stocks.
La gestion des stocks permanents s’appuie sur des logiciels avancés pour saisir automatiquement chaque transaction de stock en temps réel, ce qui vous permet de disposer de suffisamment d’informations pour prendre des décisions fondées sur des données. Bien que les systèmes perpétuels soient ceux qui fournissent le plus d’informations, ils nécessitent une formation approfondie du personnel.
Suivez la section suivante pour peser le pour et le contre de chaque approche pour votre petite entreprise. Sélectionnez ensuite le système optimal en fonction de votre budget, de vos procédures et des fonctionnalités souhaitées. L’objectif est de trouver un équilibre entre l’efficacité du travail et l’utilité.
Comment créer un système de gestion des stocks pour les petites entreprises ?
1. Commencez par tenir compte de votre budget.
2. Définissez vos objectifs en matière de gestion des stocks.
3. Identifiez les problèmes que vous voulez que votre système résolve.
4. Examinez la manière dont le système s’intègre à vos processus actuels.
5. Déterminer qui a besoin d’un accès et d’une formation à la gestion des stocks.
6. Mettre en œuvre le système et contrôler les résultats.
Lorsque vous créez un système d’inventaire pour une petite entreprise, suivez attentivement les six étapes suivantes afin d’exécuter un plan parfait et personnalisé.
1. Commencez par votre budget
Votre budget de gestion des stocks influe sur le type de système que vous pouvez raisonnablement obtenir.
Visez à maximiser la valeur de votre investissement en fonction des besoins en logiciels. Notez les coûts initiaux tels que les licences logicielles, le matériel et les frais d’installation. Prenez ensuite en compte les coûts permanents tels que les licences d’utilisation, l’assistance technique et les fonctions supplémentaires.
Les options manuelles moins coûteuses utilisant des feuilles de calcul peuvent convenir aux entreprises ayant peu d’unités de stock.
Même avec un budget serré, la gestion des inventaires périodiques permet d’équilibrer une visibilité utile avec des coûts logiciels initiaux modestes.
Au fur et à mesure que la complexité de votre inventaire augmente, il est nécessaire d’investir davantage dans l « automatisation de votre petite entreprise pour maintenir des opérations efficaces, une main-d » œuvre abordable et des décisions rentables en matière de stocks.
La prise en charge de la gestion de l’inventaire permanent nécessite un investissement important dans les technologies de numérisation et les logiciels d’entreprise. Cependant, la méthode perpétuelle génère un retour sur investissement grâce à l’optimisation et aux économies de main-d’œuvre réalisées au fil du temps, en particulier pour les catalogues de produits plus importants.
2. Définir vos objectifs en matière de gestion des stocks
En définissant clairement vos objectifs en matière de gestion des stocks, vous découvrirez les fonctionnalités indispensables. De plus, des objectifs clairement définis permettent aux propriétaires de petites entreprises de ne mettre en œuvre que les fonctionnalités qui répondent à leurs principales priorités, évitant ainsi de dépenser trop pour des fonctions inutiles.
Par exemple, la visibilité des niveaux de stock actuels peut être l’objectif principal des nouvelles entreprises de commerce électronique qui remplissent leurs commandes. Cependant, les fabricants peuvent avoir besoin de prévisions avancées de la demande et d’une intégration avec les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP).
Si votre objectif principal est de réduire les ruptures de stock, choisissez un logiciel avec des alertes de rupture de stock et des commandes d’achat automatisées.
Pour réduire le travail manuel, optez pour des systèmes intégrant la lecture de codes-barres, l’accès mobile et le suivi des stocks.
Si votre objectif principal est d’améliorer l’exécution des commandes, choisissez un logiciel doté de fonctions de dropshipping et de logistique tierce (3PL).
3. Identifier les problèmes que vous voulez que votre système résolve
En identifiant les problèmes spécifiques de gestion des stocks que vous souhaitez résoudre, vous vous assurez que votre système cible les bonnes solutions.
Examinez ces exemples de problèmes que vous souhaiteriez résoudre, ainsi que leurs solutions :
- Ruptures de stock dans le commerce de détail sur plusieurs sites. Solution : Gestion perpétuelle des stocks avec des données centralisées permettant des mises à jour en temps réel.
- Ingrédients périssables proches de la date de péremption. Solution : Logiciel de suivi des articles en fonction de leur date de péremption.
- Les pièces de fabrication ne sont pas alignées sur la production. La solution : Un logiciel qui intègre la gestion de votre entrepôt et de votre chaîne d’approvisionnement à votre ERP.
- Dépendance à l’égard d’un suivi imprécis et de feuilles de calcul sujettes aux erreurs. Solution : Un logiciel spécialisé avec des rapports sur la vélocité des ventes.
Le propriétaire d’une petite entreprise possédant plusieurs sites doit privilégier un processus (et un logiciel) de gestion des stocks plus avancé afin de résoudre les problèmes multiples qui se posent dans plusieurs sites.
4. Examiner la manière dont le système s’intègre à vos processus actuels
Évaluez soigneusement si votre système de gestion des stocks s’intègre à votre logiciel et à vos flux de travail existants. L’objectif final d’un système de gestion des stocks est d’améliorer votre processus actuel, et non de le faire dérailler ou de le compliquer.
Par exemple, une petite entreprise de vente au détail qui utilise Shopify pour le commerce électronique a besoin d’un système de gestion des stocks qui synchronise les niveaux de stock entre les magasins numériques et physiques en temps réel.
De même, un restaurant qui utilise le logiciel de point de vente Toast doit choisir un système d’inventaire avec intégration bidirectionnelle qui met continuellement à jour les stocks d’ingrédients et la disponibilité des plats.
Si vous devez actuellement saisir des données d’inventaire dans une feuille de calcul, envisagez d’automatiser ce processus en utilisant un système d’UGS. Ou bien vous souhaitez continuer à saisir des données et simplement rationaliser l’analyse des données.
Donnez la priorité aux systèmes qui permettent d’unifier les données, de gagner du temps et d’exporter des informations d’une manière qui vous aide à comprendre le fonctionnement de votre entreprise.
5. Déterminer qui a besoin d’un accès et d’une formation à la gestion des stocks
Lors de la mise en œuvre d’un nouveau système de gestion des stocks pour une petite entreprise, il convient de déterminer quels sont les employés qui interagissent avec les processus de gestion des stocks et qui ont besoin d’une formation sur le nouveau système.
En outre, il est préférable d’envisager une formation et des autorisations personnalisées pour chaque rôle du personnel plutôt que d’adopter une approche unique.
Par exemple, le personnel de l’entrepôt peut avoir besoin d’autorisations d’utilisation basées sur la numérisation et d’une formation pratique à l’utilisation des appareils mobiles pour recevoir, emballer et vérifier les stocks. En revanche, les vendeurs de première ligne n’auront besoin que d’un accès à la disponibilité et au statut des commandes pour le service à la clientèle.
Former les gestionnaires aux fonctions de reporting analytique afin d’éclairer leur planification et leurs décisions. Le personnel comptable a besoin d’autorisations d’accès pour réconcilier l’inventaire physique avec les registres financiers.
L’optimisation de la formation et de l’accès au système en fonction des responsabilités de chaque employé en matière de gestion des stocks est essentielle pour une adoption sans heurts dans toute l’entreprise.
6. Mettre en œuvre le système et contrôler les résultats
Une fois que vous avez choisi le bon système pour votre entreprise, intégrez-le de manière réfléchie. Voici quelques étapes à suivre avant, pendant et après la mise en œuvre d’un logiciel :
- Élaborer une feuille de route et un calendrier de mise en œuvre qui tiennent compte de la configuration, de la migration des données, des tests, de la formation et de la mise en service.
- Affecter des ressources à la formation des employés et à la modification des flux de travail. Fournir du matériel de soutien continu.
- Définissez des attentes claires en interne et soulignez comment le nouveau système améliore les processus d’inventaire quotidiens.
- Développer des mesures quantifiables pour suivre les performances du système et le retour sur investissement au fil du temps.
- Restez flexible – affinez le système au fur et à mesure que vous recueillez des informations et que vous apprenez ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.
L’adoption d’une approche délibérée et calculée garantit une transition en douceur vers des pratiques de gestion des stocks nouvellement optimisées. Avec de l’intention et de la formation, le bon système permettra à votre petite entreprise d’atteindre de nouveaux sommets.
Systèmes de gestion des stocks pour les petites entreprises
- Zoho Inventory
- Cin7
- Katana
- Lightspeed Retail
Avant de choisir un logiciel pour un système de gestion des stocks, comprenez quels sont les avantages qui vous conviennent le mieux.
Les logiciels intuitifs peuvent aider les entreprises :
- Automatisez les tâches manuelles répétitives comme les bons de commande et les comptages de cycles. Zoho Inventory rationalise ces flux de travail.
- Augmenter l’efficacité opérationnelle en consolidant les données entre les différents canaux pour une gestion unifiée. Lightspeed Retail est spécialisé dans l’intégration des données d’inventaire dans les canaux de vente en ligne et en magasin.
- Intégrez les systèmes d’entreprise en synchronisant les données d’inventaire entre les plates-formes. Cin7 unifie l’inventaire entre les entrepôts, les systèmes de point de vente et la comptabilité.
- Fournir des rapports précis en suivant les travaux en cours et les produits livrables. Katana offre un suivi et des informations sur les pièces de fabrication et les produits finis.
- Réduisez les pertes de stock en améliorant la précision du comptage grâce à la lecture des codes-barres. Des systèmes comme Lightspeed Retail limitent les erreurs.
Pour tirer parti des capacités spécialisées des logiciels de gestion des stocks, les propriétaires de petites entreprises doivent utiliser des solutions spécifiques qui apportent des améliorations précieuses aux processus, ce qui n’est pas le cas des feuilles de calcul.
Pour vous aider à prendre votre décision en toute confiance, nous allons examiner les quatre meilleures solutions logicielles pour les petites entreprises.
Zoho Inventory
Zoho Inventory permet une visibilité omnicanale des stocks dans les boutiques en ligne, les magasins de briques et de mortier et les entrepôts, offrant ainsi aux petits détaillants une vue unifiée des niveaux de stock.
Grâce à ses fonctions de commande automatisée, vous pouvez définir des règles de réapprovisionnement basées sur des quantités minimales et des délais de livraison, ce qui permet d’éviter facilement les ruptures de stock pour les articles les plus vendus.
Zoho propose également l’automatisation du flux de travail( ) pour les petites entreprises qui souhaitent effectuer des transferts de stock en toute transparence entre les différents sites ; il rationalise le traitement des commandes et simplifie les ajustements d’inventaire.
Les capacités de lecture des codes-barres et d’audit des stocks du logiciel permettent en outre aux entreprises de réduire les erreurs manuelles.
De plus, si vous avez besoin d’aide pour la facturation, la gestion de la relation client (CRM) ou même les ressources humaines, rappelez-vous que Zoho est une solution complète en plus d’être un système d’inventaire adapté aux besoins d’une petite entreprise.
Prix: Gratuit pour commencer avec des fonctionnalités limitées, 29 $ par mois pour le plan standard.
Cin7
Cin7 est une solution de gestion des stocks conçue pour aider les petites entreprises de commerce électronique à gérer efficacement les stocks sur l’ensemble des canaux de vente, des entrepôts et des places de marché via une plateforme unifiée. Elle fournit des données d’inventaire consolidées et une visibilité omnicanale afin d’éviter la survente d’articles en rupture de stock.
Les utilisateurs de Cin7 soulignent ses outils avancés de gestion des achats et des fournisseurs qui simplifient les points de commande, rationalisent les approbations et intègrent les données des fournisseurs. Le logiciel peut également suivre les dates de péremption des denrées périssables afin d’optimiser les taux de rotation et de minimiser les pertes.
La solution s’intègre de manière transparente dans les principales plateformes de commerce, les systèmes ERP, les logiciels de comptabilité, les solutions d’expédition et bien d’autres encore, pour un contrôle et une synchronisation des stocks de bout en bout.
Il convient de noter que si Cin7 propose une version d’essai gratuite, il n’y a pas d’option de plan gratuit, ce qui aurait été utile pour les petites entreprises qui démarrent.
Prix: L’offre standard est proposée à partir de 349 $ par mois.
Katana
Katana est un logiciel de gestion des stocks conçu spécialement pour les entreprises de fabrication et de commerce électronique. Il gère les opérations d’atelier, les nomenclatures et le suivi des pièces/matériaux tout au long du processus de production.
Le logiciel offre des capacités de lecture de codes-barres qui facilitent la réception des stocks de matières premières et leur distribution à la ligne de production en fonction des calendriers de construction et de l’optimisation de l’allocation des stocks.
Ce programme permet également de suivre et d’ajuster les matières premières et les produits semi-finis tout au long du processus de fabrication afin de minimiser le temps entre les étapes de production.
Katana suit même les numéros de série des produits finis et permet des ajustements pour optimiser la vente des produits finis à faible rotation.
Prix: Un essai gratuit de 14 jours est disponible. L’offre de base est proposée à partir de 99 $ par mois.
Lightspeed Retail
Lightspeed Retail vous permet de suivre les stocks sur les canaux de vente en ligne et physiques afin de fournir des informations aux petits détaillants.
Les principales caractéristiques comprennent la prise en charge d’un catalogue de produits illimité (tous les plans l’incluent) et le suivi matriciel de l’inventaire des attributs de produits tels que la taille et la couleur.
Lightspeed synchronise automatiquement et en temps réel les changements de stocks entre les magasins, les vitrines de commerce électronique et les systèmes de points de vente, ce qui permet aux détaillants d’honorer leurs commandes avec précision.
Les utilisateurs soulignent également les analyses et les rapports d’inventaire de Lightspeed, qui éclairent les décisions d’achat et optimisent la rotation des stocks. Idéal pour les petits détaillants à succursales multiples, Lightspeed offre une gestion des stocks robuste, digne d’une entreprise.
Prix: Varie en fonction du secteur d’activité. Des essais gratuits sont disponibles.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des stocks
Disposer d’un bon logiciel est déjà un pas en avant. Utilisez les meilleures pratiques suivantes pour aller plus loin et tirer profit de vos nouvelles capacités de gestion des stocks.
Formation et évaluation
Facilitez l’intégration et encouragez l’engagement du personnel en fournissant une formation logicielle suffisante aux employés qui utilisent le nouveau système et les nouveaux processus de gestion des stocks. Une formation pratique est idéale pour permettre aux membres de l’équipe de se familiariser avec les nouveaux flux de travail.
Évaluez continuellement vos besoins en matière de gestion des stocks au fur et à mesure que votre entreprise évolue, puis adaptez-les aux responsabilités de vos employés.
Effectuer des comptages de cycles
Les comptages cycliques permettent d’assurer la précision de vos systèmes de suivi des stocks numérisés. Il s’agit essentiellement d’un audit manuel de votre stock.
Effectuez ces opérations périodiquement afin de pouvoir corriger toute erreur et de conserver des données exactes à l’avenir. Il est important de ne pas oublier de geler le logiciel de gestion des stocks lorsque vous effectuez un comptage cyclique.
Tirer parti de la technologie
Utilisez des lecteurs de codes-barres, des appareils mobiles, des intégrations de systèmes et d’autres technologies pour rationaliser les flux de données d’inventaire, minimiser le travail manuel et réduire les erreurs humaines.
Les intégrations logicielles offrent également une connectivité précieuse entre la gestion des stocks et d’autres plates-formes commerciales, telles que QuickBooks pour la comptabilité.
Prévision et réorganisation
Définissez des points minimum, maximum et de réapprovisionnement idéaux pour chaque article en stock. Basez ces chiffres sur l’historique des ventes, les saisons, les promotions et les délais de livraison. Configurez votre logiciel pour qu’il passe automatiquement des commandes lorsque les niveaux de stock atteignent ces seuils prédéfinis.
En outre, envisagez de prévoir les niveaux de stock à l’aide de l’analyse prédictive de votre logiciel – vous verrez comment la demande varie au cours du mois et de l’année.
Dernières réflexions : Comment obtenir le meilleur système d’inventaire pour votre petite entreprise ?
Vous êtes sur le point de gagner en efficacité et en rentabilité grâce à un système de gestion des stocks optimisé pour votre petite entreprise. Avec le bon outil en place, vous travaillerez plus intelligemment, vous fournirez un meilleur service à la clientèle et vous optimiserez les performances de vente.
Si l’infrastructure de votre boutique en ligne a du mal à suivre les fonctionnalités d’e-commerce dont vous avez besoin, optez pour un hébergeur rapide, sécurisé et fiable. Découvrez en particulier les solutions deboutique en ligne de Bluehost, conçues pour le succès des petites entreprises. Le plan de boutique en ligne et de place de marché prend en charge un nombre illimité de produits et la synchronisation des stocks sur plusieurs canaux.
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